一份来自阿里语雀团队的高效会议指南
极客时间编辑部
讲述：初明明大小：4.59M时长：05:01
来源：语雀是什么
你好，欢迎收听极客视点。
自开展远程办公以来，很多人抱怨“每天大会小会一大堆，拉低了自己的工作效率。”仔细想想，就算到公司正常出勤，无效的会议也只是在浪费大家的时间。那么，如何高效开会，降低时间耗损成本呢？近日，阿里巴巴语雀团队梳理了其团队会议约定，远程会议和面对面会议都有参考价值。以下为重点内容。
会前准备
每一次会议都是一次预算支出。充分准备，高效开会，才能提升投入产出比。会前需要做好三方面的准备工作。
第一、明确会议必要性（非必要不开会原则）
一般来说，无动议（即具体行动的提议）不开会。另外，如果可以异步沟通，或者小范围一对一沟通，也没必要开会。
异步沟通是语雀团队一直以来倡导的工作理念，主要使用三种方式：
语雀文档 + 钉钉群：把需要沟通和告知的事情写进文档，并发到群里让相关同学异步评论，这种方式一般适用于产品立项、设计优化、运营方案沟通等等；
语雀话题 + 钉钉群：发一个话题到群里，让大家参与讨论，这种方式一般适用于搜集产品建议、测试提交 Bug、常规日报 / 周报等等。
语雀画板 + 钉钉群：这种方式主要适用于设计稿评审，设计稿上传到画板后可以发送给其他人打点评论，收集设计反馈。
第二、明确议程及角色（人数最小原则）
会议是非常消耗人精力的，对于占用他人精力需要更加审慎。另外，多增加一个人与会，对团队来说就是多增加一份成本。
一次会议，最好只有一个议题，最多不要超过三个。议题越多，相关人员越多，耗费的时间成本越高。小范围集中相关人员，集中精力，集中时间快速开会，效率最高。
确定好议程和参会者后，最好提前 3 天发出会议邀请，明确会议主持人、会议纪要负责人及计划用时。
第三、发放会议材料（提前准备原则）
发出会议邀请时，最好同时发送会议材料，如果还未准备完毕，也一定要在会议前一天发放给大家：
评审会议，提前发出待评审材料
周会，提前明确需讨论事项
脑暴会议，参会者提前思考并总结成文字材料
沟通会议，会议发起者提前发出沟通材料
会议材料准备得越充分，会议越高效，甚至都不需要开会，大家一看材料就明白了。
会中管理
说好的半小时会议，一小时才刚开头，最后三小时才散会。避免会议“又臭又长”就要靠严格的会中管理。
第一、遵循会议总控时原则
会议总时长不宜超过两个小时，超过两个小时还形成不了决议，说明分歧较大，再继续花时间讨论也是白费。不如让大家都回去再想一想，二次再议，做出更妥当的决策。
第二、只谈议程内议题
你有没有过这种情况：本来开会要聊 A，结果聊着聊着聊到了 B，又连带聊到了 C、D、E、F……会议结束时，真正要聊的 A 反而没有决议。
在人数较多的会议中，大家总希望“顺便”把手头另外的议题解决了。但如果人人都这么想，几个“顺便”下来，会议时间就越拖越长。
会议过程中需要紧盯议程，不过分发散，参会者可以随时打断与议题无关的发言。
第三、主持人控场
组织一场高效又能让大家充分表达的会议，主持人的控场至关重要。主持人可以遵循以下 4 个控场原则：
主持中立原则：主持人尽可能不发表自己的意见，也不对别人的发言表示倾向。
机会均等原则：主持人要尽量保持每人的发言机会均等。
发言完整原则：不能打断别人的发言。
面对主持人原则：参会者之间不要直接辩论，发言时面对主持人。
会后跟进
避免“会而不议，议而不决，决而不行，行而无果”，会后跟进可能是整个过程中最重要但最容易被人忽略的一步。
第一、及时发出会议纪要
会议纪要负责人需要在会议结束一天内发出纪要，尽量不过夜。纪要可以采用专门的记录格式，做到规范、准确、可查。
会议纪要需包括明确结论，并传送所有相关方（即使没有现场参会）。对于重要结论，可设定 last call 时间段，有疑问者需在此前及时反馈给主持人，否则默认已认可。
第二、跟踪检查执行情况
拖泥带水是执行力的大忌，会议中的一号位一定要在会后检查执行情况，把会议中的决议落实下去，并对会议中暴露的问题进行跟踪和反馈。
以上就是今天的内容，对于高效会议，你有什么心得体会吗？
公开
同步至部落
取消
完成
0/2000
荧光笔
直线
曲线笔记
复制
AI
- 深入了解
- 翻译
- 解释
- 总结
该免费文章来自《极客视点》，如需阅读全部文章，
请先领取课程
请先领取课程
免费领取
© 版权归极客邦科技所有，未经许可不得传播售卖。 页面已增加防盗追踪，如有侵权极客邦将依法追究其法律责任。
登录 后留言
全部留言(3)
- 最新
- 精选
skyline主持人控场这点，估计是大多数团队意识最薄弱甚至没有意识的。容易把会议开得针锋相对或者死气沉沉，不是批斗大会就是吐槽大会。 主持人的作用就像接口，不发表观点，但定义会议边界，把会议多方进行解耦。把人这个最复杂的因素隔离开，这样能更聚焦会议主题，高效会议。👍👍👍- 项啟明项目中会议种类繁多，确实没有处理好，经常会发散思维使会议没有达到预期的效果。
小斧会前准备 第一、明确会议必要性（非必要不开会原则） 第二、明确议程及角色（人数最小原则） 第三、发放会议材料（提前准备原则） 会中管理 第一、遵循会议总控时原则 第二、只谈议程内议题 第三、主持人控场 会后跟进 第一、及时发出会议纪要 第二、跟踪检查执行情况
收起评论