项目管理实战20讲
雷蓓蓓
网易杭研项目管理部总监,《网易一千零一夜》核心作者
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已完结 23 讲
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开篇词 (1讲)
开篇词 | 为什么说项目管理是每个人的底层能力?
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常识篇 (3讲)
01 | 角色转换:程序员做项目管理的三大误区
02 | 十大领域五大过程组(上):程序员必须要了解的项目管理常识
03 | 十大领域五大过程组(下):程序员必须要了解的项目管理常识
硬技能篇 (12讲)
04 | 启动:识别项目中的四类干系人
05 | 规划:排除计划中的“延期地雷”
06 | 执行:打造品质,要从头开始“闭环”
07 | 监控:进展“巧”汇报,学会用数据说话
08 | 收尾:项目复盘,小团队也要持续改进
09 | 需求变更:化解程序员的“头号噩梦”
10 | 风险管理:如何系统化应对风险?
11 | 质量管理:一次把事情做对!
12 | 高效会议:项目中要开好哪些会?
13 | 故事案例(上):新手上路,如何引入变化?
14 | 故事案例(下):小步快跑,小而美的敏捷
15 | 工具方法串讲:手把手教你高效管理
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特别加餐 (1讲)
特别加餐 :“学习”到“实战”的距离,到底有多远?
软实力篇 (5讲)
16 | 向上沟通:你必须要注意的三个误区
17 | 跨部门沟通:怎么让不归你管的人积极配合你?
18 | 向下沟通(上):无权无势,他们不听你的怎么办?
19 | 向下沟通(下):无权无势,他们不听你的怎么办?
20 | 进阶之路:项目经理预备战之PMP认证攻略
结束语 (1讲)
结束语 | 如果我可以,你也一定行!
项目管理实战20讲
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15 | 工具方法串讲:手把手教你高效管理

雷蓓蓓 2019-11-30
00:00
13:01
讲述:雷蓓蓓 大小:11.93M
你好,我是雷蓓蓓。
很多同学经常问我:“老师,专栏里的图你是用什么工具绘制的呢?有哪些高效的项目管理工具吗?”今天,我就来做一个工具方法串讲,一并回答你!
在这一讲中,我会结合几个常用的工具,从 WBS 工作分解到制作甘特图、里程碑规划图,再到任务管理、质量卡点、项目全局视图,为你一步步讲解可操作、易上手的方法,手把手教你高效管理你的项目。
另外,这是“硬技能篇”的最后一讲,所以,我会在最后对这一模块的内容做一个简单的总结,帮助你打通整个知识版图。

Visio:WBS 及甘特图

我要介绍的第一个工具就是 Visio。我在第 5 讲中介绍“排期地雷”时,很多人在留言区问:“小勤的计划是用什么工具做的呀?”
今天,我们就先来看看小勤的第三版计划,是怎么画出来的。如果你对这部分内容不太有印象了,可以先返回第 5 讲复习一下。
作为 Office 官方提供的图表工具,Visio 可以帮助我们轻松直观地创建甘特图、流程图、组织结构图等。
今天,我就结合具体例子,带你一起看看,如何使用甘特图完成 WBS 工作分解。
Step 1:选择并创建甘特图
在 Visio 中选择“新建”后,你就会看到各个类型的模板,你可以搜索或者直接选择甘特图。选择好样式之后,你就可以点击“创建”,获得模板。
创建完成后,你会得到一个标准的甘特图模板(以基本甘特图为例)。其中,横轴是分解的各个任务,纵轴是我们需要展示的属性。
Step 2:按照 WBS 工作分解,增 / 删任务
选中表区后,点击右键,就可以看到新建 / 删除任务的操作链接。这时,你需要逐条地录入 WBS 工作项。
Step 3:拆解子任务(升 / 降级)
对于小型项目来说,一个层级的任务就可以满足需求了。但对于比较复杂的项目来说,你还需要进行子任务的拆分。在 Visio 的甘特图中,你使用降级来完成把任务降为子任务的动作,用升级来完成把子任务转为任务的操作。
在具体操作时,选中任务之后(支持多选),点击右键,将其降级,这时,你选中的任务就会自动成为表格中上一级任务的子任务。子任务在格式上会有缩进,而主任务在右侧的日期区域会拥有标识。
Step 4:配置任务属性(如资源名称、持续时间等)
在完成任务拆解后,我们就可以开始配置任务属性了。
在制作甘特图时,我们希望重要的信息能够得到充分的体现。所以,除了基础的任务名称、开始时间、结束时间等,我们往往还会添加一些属性,比如资源名称、完成百分比、持续时间等。
另外,除了计划的时间,你还可以添加实际开始 / 结束 / 持续时间,来记录项目的完成情况。
在选中表区之后,可以点击右键,插入列并选择想要插入的列类型。Visio 也支持用户自定义的字段,还是比较灵活的。
Step 5:设置任务依赖关系
在项目规划中,我们需要厘清任务依赖关系,并借助链接任务功能,来完成在图上的展示。
在具体操作上时,你可以参考下表。在选中有依赖关系的两个任务之后,右键选择“链接任务”就可以了。如果你要取消依赖关系,可以点击“取消链接任务”,也可以在日期区域,直接选中任务间的连线并删除。
三个区域的配置完成后,我们的甘特图就比较完整地呈现出来了。其他几个甘特图模版的具体操作步骤也是类似的,只是最初的模板与样式有略微的不同,你可以根据自己的喜好进行挑选与调整。
到这里,第 5 讲中小勤的第三版计划就做好了,如下图:

Visio:里程碑规划

在任务规划期间,除了 WBS 工作分解及甘特图,我们还需要一个可以反映各个阶段时间节点的整体里程碑规划,也就是小勤的最后一版计划图。
里程碑规划图的绘制也可以在 Visio 中轻松做到,同样也是 5 个步骤。
Step 1:选择并创建日程表
首先,你要搜索日程表模板,并且选择合适的日程表模板,然后就可以开始我们的里程碑制作了。
Visio 主要提供四种模板:日程表(空白画布提供日程表形状)、块状日程表垂直块状日程表展开的块状日程表(用于展示日程中某一部分的详细信息)。
Step 2:选择日程表形状,绘制时间线
需要注意的是,日程表的使用和甘特图有所区别,日程表主要是通过使用 Visio 工具中的日程表形状来完成展示。拖动下图中的形状到画布,并进行相应属性的配置。
除了模板中提供的时间线,我们还可以自行拖拽选择三种:圆柱形、线形和块状
将图形拖拽到画布以后,会自动弹出配置日程表的选项。在这些选项中,你可以选择时间段与刻度,这时,基础的设置就完成了。
Step 3:设定里程碑时间
接下来,你需要将里程碑和间隔形状拖拽到画布上,进行日期的配置和形状的调整,以标记重要日期。
可选的里程碑形状有线形、菱形、针形、双三角形、X 形、三角形、圆形和正方形等,你可以根据自己的使用习惯与定义来进行使用。
当然,需要调整时,你可以右键配置里程碑的属性,更换里程碑类型。
Step 4:设定时间间隔
除了特殊的里程碑节点外,我们有时候还会标记一些重要的时间间隔。你可以选取左侧形状中的间隔,把它拖拽到时间线上,并进行间隔的属性设定,这时,就可以完成时间间隔的标注了。
Visio 提供的时间间隔类型有方括号间隔、花括号间隔和块状间隔
Step 5:增加今日标记
在项目的进程中,今日标记也是一个非常实用的功能。你可以选择“自动描述位置”,在项目进度的查看中,也可以把它作为一个标签,来进行进度的观察与把控。
到这里,小勤的最后一版里程碑规划图就做好了。

Tower:在线多人协同

做完了计划之后,你肯定还想知道,后续如何跟进这些任务。这时,你就需要一个任务管理平台了。
在我试用过的多人在线协同工具中,Tower 使用起来无疑是最流畅的,上手也很简单。同时,它还提供了移动版 App,微信里面也能用。
我在几分钟之内,用 Tower 做出来了一张甘特图(如下图),整个过程操作起来非常简单。你可以用任务清单来完成 WBS 工作分类,在面板上直接拖拽,调整任务的时间安排以及任务之间的前后依赖关系。
在任务清单上,你还可以为每个阶段设置清晰的完成标准
比如,设计阶段的完成标准是,需求稿和设计稿公开评审通过,且未处理反馈数 <5。
在监控阶段, 你可以通过“鹰眼”,了解项目进展、本周任务、延迟任务,以及项目成员延误率。
同时,你还可以通过看板看到项目全局的各个环节。不得不说,这是一个简易高效的任务协同管理神器。

网易 Overmind:在流程中设置质量卡点

讲完了任务管理,接下来我们看一看质量管理的工具和方法。
在“质量管理”这一讲中,我跟你分享了通过设置质量卡点,在过程中保障质量的方法。如果要做到这一点,你需要一款好用的 DevOps 配套工具。
研发的流程和标准管理是所有团队都会碰到的痛点,团队越大,越是如此。随着团队规模的扩大,如何保障高效率、高质量的交付,自然就成了技术管理中的首要问题。
在网易内部,我们使用 Overmind 企业效能平台,来做全研发流程的规范化管理。在网易某个明星产品 8 亿的用户规模之下,日均 15 次上线,交付周期缩短了 58%,依然能够保障超高的质量标准。这是怎么做到的呢?
答案就是,在流程中设置质量卡点
Overmind 把以前很难推进的编码、提交等规范化动作,变成了由工具来中心化控制;把以前口头描述的质量、效率问题,变成标准化数据来度量改进。
这样的 DevOps 工具让整体技术及质量管理有了尺子,有了抓手,有了助推器。在微服务、DevOps 盛行的时代,像 Overmind 这样的全流程研发效能平台,就成为了技术管理最好的基线,最佳的伙伴。

一页纸项目管理:全局视图及干系人汇报

其实,在项目管理的过程中,要关注的事情有很多,工具更是多种多样。除了刚刚提到的这些工具之外,你还需要一个纵览全局的视图,以免陷入细节,“只见树木,不见森林”。特别是你在跟高层汇报项目进展时,如果一上来就好几十页的文档,恐怕半天都说不清楚。
现在,我给你介绍一个足够简单的工具,让你可以用一页纸看到项目全局更好地进行整合管理,轻松搞定各种干系人汇报
一页纸项目管理为项目描绘了一幅高度可视化的项目整体图,清晰明了地体现了项目管理的五个核心要素(目标、任务、负责人、时间线及成本),让每一个利益相关人,特别是公司高层管理者,可以快速、直观地了解项目的整体情况。我给你分享一份“一页纸项目管理”模板,你可以点击网盘获取,提取码是 vg1u。
构建这样一个表格,需要 12 个步骤:确定项目名称及目标、明确责任人、绘制项目矩阵、划分子目标、拆解主要任务、关联任务与子目标、设置目标日期、完成任务排期、分配任务到个人、设置定性任务、成本预算与监控、概述与风险预测
在创造这一页纸的过程中,你会有意识地用更加结构化的方式,从项目全局的视角去思考问题,从而加深对项目本身的理解。你和你的团队只要看到这一页纸,就会明白哪些是最重要的。
同时,一页纸项目管理,强调的不是面面俱到,而是把最有用、最有价值的东西,用最快捷、最简单的方式呈现出来,这就是透明。这份透明的清晰,也会让项目的相关人员各就其位,以主人翁的立场来思考和行动。

总结

今天,我从可以做出漂亮计划图的 Visio,讲到简单易用的多人协作工具 Tower,再到 Devops 工具 Overmind,最后落脚在纵览全局的极简主义神器:一页纸项目管理。
只要你能把这几类工具搭配起来使用,并且真正用好,就足以应对日常基本的项目管理需求了!
最后,我用一张表格,带你梳理下“硬技能篇”的主要内容,你可以及时回顾下。

畅所欲言

下一讲,我想跟你聊一聊如何在实践中进行学习,希望可以进一步帮你巩固学习成果。如果你在学习和实践的过程中,有特别需要解答的困惑,可以留言告诉我。
欢迎你畅所欲言,我在留言区等你,也欢迎你把文章分享给你的朋友。
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精选留言(19)

  • Nine
    雷老师,最令我惊艳的是这个一页纸项目管理,因为直接对老板汇报,老板事情忙,不在意细节,更多在意的是整个项目的一个大概项目情况,这个真的很清晰。能发一下【一页纸项目管理】的文件模板吗?

    作者回复: 可以啊,回头我请编辑同学,把模版的链接也放上去!

    这个模版网上不好找,我们请同事重新做了一份的,可以发给大家。

    2019-11-30
    1
    7
  • 古灵
    Tower 小伙伴前来围观~ 这里有我们自己怎么用 Tower 做项目管理和产品研发的介绍,供大家参考:https://mp.weixin.qq.com/s/dOmbcNDhCiRKMr3kCG-2yA
    2019-11-30
    3
  • maks
    谢谢,蓓格格的分享.写教程时的抠图之繁复我感同身受
    入手的收藏,又多一讲, 趁着没多少人发现,收藏一波并且赶紧下载来感受一下.
    2019-12-03
    1
  • Nine
    我在学习使用Omniplan,老师接触过这个软件吗?感觉怎么样?

    作者回复: Omniplan号称是mac上的project,功能还是很强大的,只是对大部分同学来说,visio更加的通用,所以拿visio来讲,其实好工具还有很多。

    2019-11-30
    1
  • 大响马
    公司的平台项目启动在即,如饥似渴的看完了老师的课程,有共鸣,又有醍醐灌顶,太好了。忍痛用信用卡支开老婆孩子,周末我要好好的做个启动会PPT,还有里程碑计划

    作者回复: 哈哈哈哈哈,你把我逗乐了……

    周末愉快!

    2019-11-30
    1
  • 中国梦
    北京的第一场雪,占楼

    作者回复: 哇,好幸福~~

    2019-11-30
    1
  • quietwater
    一图胜千言,功力深厚啊!
    2019-12-18
  • qpm
    天啊,团队还在用禅道
    2019-12-17
  • 旭东
    为啥不用project?
    2019-12-15
  • lizhou
    老师,能再介绍下overmind吗?网上没找到相关资料

    作者回复: 更多了解可以通过overmind的官方介绍页:http://overmind.netease.com/

    2019-12-13
  • OzoraTsubasa
    老师 小勤计划表中日期条目visio2019只能设置开始日期和结束日期,您是怎么设置那么多的日期的节点的?

    作者回复: 中间的时间节点,你需要添加里程碑,逐个设置时间,文章中有讲

    2019-12-09
    2
  • 马拉马拉
    jira是否可以做wbs?用过一段时间好像没有发现类似功能 但是又觉得他和tower的功能应该是一样或者更强大 老师有对应教程介绍吗

    作者回复: jira功能非常强大,且配置很灵活,随之而来的复杂度也会升高,如果肯去钻研摸索,还是有很多可学习的,你可以参考jira官网的学习教程。WBS可以做,但一般都是线下完成拆解之后,录入任务进去,不是很方便。

    2019-12-08
  • 苍浪
    Tower不错,我们团队也在用
    2019-12-07
  • yshan
    雷老师,一页纸中,月份上面的数字是什么含义的?

    作者回复: 这一行是可选的,非必填项,表格里用来指示,不同月份,对于项目所需人员数的变化情况。

    2019-12-04
  • Hunter Liu
    一页纸前三列那些小圈圈分别代表什么。

    作者回复: 代表这个任务对应于哪个子目标

    2019-12-03
  • 穷查理
    谢谢老师带来的干货,跟着老师的步骤,在Visio上画了“甘特图”和“里程碑”。下面的内容,信息太大,需要仔细消化

    作者回复: 嗯,收藏下来慢慢看,这篇的图花了好大力气,编辑和助教同学帮忙精心做的。

    2019-12-02
  • 天天向上
    visio基本没用过,get。里程碑图效果太棒了。楼市同学问的一页纸,我用excel实战管理过,微型项目很实用。

    作者回复: 赞一个

    2019-12-01
    1
  • Cy23
    一直不喜欢做这些表格,看完你介绍的工具回头可以试试

    作者回复: 哎呦,不错

    2019-12-01
  • Robert小七
    目前在用grantt这个工具
    2019-12-01
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