雷蓓蓓的项目管理实战课
雷蓓蓓
前网易杭研项目管理部总监,《网易一千零一夜》核心作者
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雷蓓蓓的项目管理实战课
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12 | 高效会议:拒绝例行公事,开好最有必要的会

会后所有跟进事项直接进任务系统,确保跟进到底
会议主持人对讨论结果及时汇总,形成会议结论
会议规则迭代:迟到红包、拖堂红包、轮流行使“规则守护大使”的角色
会议规则约定:迟到、拖堂、开小会、看手机等行为
每个会议都有特定的主题和目的,明确参会人员范围
内容:根据项目组每个时期的整体阶段性重点设置相应的环节
目的:解决整体计划层面、跨团队协同配合的问题
三张牌式站会法:红牌、黄牌、绿牌
时间安排:午饭前的11:30
关键:还政于民,自组织需要
内容准备:项目背景、项目目标、项目范围、里程碑计划、主要风险、组织架构、责任分工、流程机制、沟通方式、支持工具
三步走:why、what、how
目的:清晰目标,明确授权
做好会后跟进
建立会议规则
明确会议边界
项目周会
每日站会
启动会
保障会议品质的关键
项目中的重要会议
高效会议

该思维导图由 AI 生成,仅供参考

你好,我是雷蓓蓓。这一讲,我们来聊一聊项目中的会议。
从事项目管理工作之后,你会发现自己一下子多了很多大大小小的会,项目全局涉及到的整个过程,你都要去了解。很多人说,项目经理有 80% 的时间都用在了沟通上,不是在开会,就是在开会的路上,其实所言不虚。
会就是聚会、见面、集会,议就是讨论、商议,会议作为一种群体沟通方式,决定了正式信息在项目组内的传递路径。实际上,我们的会议,就像现代人的营养一样,过剩了。我们知道,营养过剩就会吸收不进去,会议过剩了会怎样呢?
如果我们把项目组看成一个有机体,这个有机体承载不了那么多的信息,后果就是会而不议。会上说了一堆,却没有决议,没有动作,那么这个有机体是没有办法正常运作的。怎么办呢?
答案就是“断舍离”,只开最有必要的会,会而有议,议而有决,决而有行。会议不在多,而在于精,每个会议都要真正开出效果来。那么今天这一讲,我就来和分享一下,在项目中要开好哪些会,以及该如何开高效的会议。

项目中的重要会议

其实,“断舍离”是一种思维习惯,就是说你要有意识地选择,最适合项目现阶段状况的会议。
项目过程中有大大小小的会,分别服务于不同的目的。之前我讲过复盘会、评审会,我们今天重点来看启动会、每日站会和项目周会。实际上,只要掌握了这些类型的会议要点,其它类型的会议也就不在话下了。
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项目管理中的会议是重要的沟通方式,但过多的会议可能导致信息过载和决策不力。因此,文章提出了“断舍离”的思维习惯,强调只开最有必要的会议,确保会议高效。文章重点介绍了项目中的三种重要会议:启动会、每日站会和项目周会。启动会被比喻为“誓师大会”,旨在清晰目标、明确授权,需要分三步走:why、what和how。每日站会则强调要还政于民,满足团队的自组织需要,而不是leader的监控需求。文章提出了一套“三张牌”式站会法,通过游戏规则让主持人有效把握节奏,同时将会议控制的权力和责任交给与会的每一个人。项目周会的目的是解决整体计划层面、跨团队协同配合的问题,内容包括各角色进度和风险同步,以及根据项目组每个时期的整体阶段性重点设置相应的环节。文章还强调了保障会议品质的关键,包括明确会议边界、建立会议规则和做好会后跟进。通过这些方法,可以确保会议高效,让每个会议都能真正开出效果来。

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    马上我要到一个有很大挑战的大型项目中当项目经理,人员规模达60人,我无法做到参加每个站会,跟进每个问题,如何调动起团队自我揭示风险、跟进每个问题的进展呢?初进团队,我最重要最首要要做的事情是什么呢?ps目前项目进度滞后,各种风险,团队管理混乱,我也没有信息能理顺各种问题,求教。

    作者回复: 干系人访谈,建议你回去看看第四讲。想要调动团队也要建立在,对团队问题现状及各类干系人完整的认知之上。

    2019-12-22
    5
  • 天天向上
    > 会议规则就已经迭代过五六个版本 蓓蓓老师,请教下这个方便分享最新一版的规则吗?

    作者回复: 我给极客的编辑同学看过我们周会的规则,反馈是太魔性了……🤦‍♀️,这个得结合自己团队来定。

    2019-11-23
    6
    5
  • 亢(知行合一的路上)
    开会,自己有所得,站在大家的角度,让大家都能有所得,同理心很重要。 不能流于形式,要产生效果。我这几天参加了几个长会,目标不太明确,经常就聊偏了,几个小时过去了,感觉很乱,没有决议,也无法落实到行动上。下次参会,我引导一下,设定边界,做好会议纪要,大家一起反思提高。

    作者回复: 赞👍 推荐一个好用的远程会议协同工具,飞书,可以很方便的在会前设定主题,会议纪要和备忘项可以多人在线编辑,可以试试看

    2020-02-20
    2
    3
  • 大姨妈小盆友🍉
    对于一些关键会议,虽然提前确定好会议目标、主题、参会人员、各参会人的准备和输出,但也常因为参会人未准备充分而导致会议低效,这种情况怎么改善比较好呢?

    作者回复: 谢谢你的问题,特别好!你知道为什么改版五六次会议规则吗?其实,开好会这件事,就好比整理衣柜,你很容易知道该怎么整理好,但一直保持整洁,其实是件非常困难的事,至少我是这样的,哈哈 并且,开会还要更难一些,因为不止是你一个人做好就可以了,那是一群人的事。所以我说会议品质是团队互动品质的体现,互动品质是本,会议是表象。 要真想开好会,先把你自己整理好,大家的规则得大家定,但你可以成为榜样。

    2019-11-24
    2
  • Cy23
    每日晨会,统计昨天完成情况于今日计划,有什么需要的帮助的,结果发现需要的帮助就是把昨日他们没解决的问题解决了

    作者回复: 人员能力还达不到的话,先还是做好能力建设,再去看自我管理。

    2019-11-23
    2
    2
  • quietwater
    目标明确的会议,才能有的放矢。开会是为了发现问题,解决问题,优化流程。会议不是一成不变的,每个阶段的重点也不同。不要教条和僵化,审时度势,抓住重点才是良策。

    作者回复: 正解

    2019-12-16
    1
  • Hunter Liu
    敏捷三连问,问着问着就成了形式了……,很多情况就是挺好个东西做起来之后就变味儿。

    作者回复: 是的,敏捷有它的底层价值观设定,如果只拿了形就容易走样。

    2019-11-23
    1
  • 发条
    会而无议 ,决而不行——应该是目前团队的主要问题,大家不提问题,提出问题制定解决方案和时间节点后,大家不按决定去执行。 没有相应的机制去约束所有人,我在想是不是要通过“透明的力量”把执行结果公开团队所有人。

    作者回复: 总有人需要成为引领变化的人,带领大家面对现实和真相,才能带来真正有效的改变。

    2019-12-07
  • 小乙哥
    看了本节内容,我有一个想法,怎么提高自己在会议中的参与度。比如,每天早上晨会,除了沟通昨天的工作内容,以及当日的工作内容,还可以沟通哪些高质量的内容?(我是一个程序员)

    作者回复: 反向思维,很棒!既然是群体沟通,会议的品质,其实是靠大家的,不只是主持人的独角戏。

    2019-11-24
  • 未未的未来
    先说说站会,很早的时候,领导要求每天要开站会,自己的理解,就是回报一下昨天的工作情况和今日计划,流于形式,更多的是流水账了,没有理解到站会的意义,后来慢慢就不开了。 再谈谈周会,以前认为周会是浪费时间的,人那么多,每人都说完会花很多时间,就是一些流水账,后来让每个人说说工作中的问题,以及需要协调的工作,这个对工作会有一些帮助。 看了老师的这篇文章,有一些感触,一定要让成员了解开会的目的和意义,另外呢,会议更多是讨论已经思考过的结论,而不是流水账,更不是讨论出结论。

    作者回复: 是的!不过也有些专项问题的讨论会,目的不同,会议形式和流程也不一样。

    2019-11-23
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