23｜用好邮件：向工具要工作质效

李云

你好，我是李云。这一讲的主题是用好邮件提升质效。
就我自己的工作经历，邮件是我过去二十年所服务过的每家公司都用到的沟通方法，且是比即时通信更正式的一种。你可能会说了，“可我们公司根本就不用邮件啊？”嗯，如果出现这种情况，我相信这一讲的内容你能融会贯通地运用于其他的沟通工具，启发你穷尽沟通工具所能。
我在工作中，观察到好些人不重视适时处理收到的邮件，我是从这些人的收件箱中积累了好多未读邮件得出这个结论的。对于这些人，我会本能地对他们的自我管理打个问号，与他们合作时多关注他们的工作进展。进一步，如果整个集体都有不及时处理邮件的工作习惯，我会认为大概率这个集体是整体低效的。你可能要说了，怎么从邮件没及时处理，就上纲上线到自我管理不足上去了呢？别急，等学完这一讲，你会理解我的。
咱先来说一说，你可能比较熟悉的一个工作场景。小蒋和小彭在合作的过程中，曾在一起讨论了具体事宜，讨论完后小蒋给小彭发了封邮件进行了总结。可到后来落实工作时，小彭发现自己的理解与小蒋的并不一致，以致两边的工作衔接不上。于是两人之间出现了扯皮的现象：小蒋认为自己的理解与所发邮件中的总结是一致的，问题不在她那边；小彭则认为，自己并没有回复邮件做确认，所以存在错误的邮件并不能算数，得以之前讨论时他所清楚表达的方案来。

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1. 邮件中的潜规则：收到邮件后保持沉默即表示对内容的确认，需要避免回复没有信息含量的邮件，及时指正不认可的内容，养成适时阅读和处理邮件的工作好习惯。 2. 邮件的写作能力要求：在与人合作时，应以邮件总结的方式记录共识，撰写邮件时需考虑避免歧义和漏洞，这样的细致行事风格才能将工作做到位、做出品质。 3. 使用邮件做备忘：邮件可以很好地应对事后出现扯皮的现象，记录合作多方在沟通中所达成的共识备忘，解决职场中的一些误会。 4. 谨慎选择抄送对象：需要控制邮件的抄送范围，避免给人带去没有必要的麻烦，需要谨慎选择哪些是收件人，哪些是抄送人。 5. 使用邮件管理软件的跟进功能：对重要但没能立即处理的邮件设置跟进状态，时常回顾任务页中邮件列表，养成良好的自我管理能力，提醒行动责任人落实，确保执行力.

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真的很细节👍
2024-04-29归属地：江苏
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